人事组织图的制作与应用适用版本：标准版、工程版、专业版、企业版

透过组织图，我们能够综观整个公司的情形，或是看到其中某个部门的状况。比如说：


利用Visio 2000可以快速制作出各种人事组织图
建立简单的组织图

使用Visio 2000，您可以简单地建立组织图。只要先找到最顶端的图件，把它放置好，Visio 2000便会自动建立连接并排好位置。

利用拖曳图件来建立简单的组织图：

  1. 开启Visio，从 档案 功能表中选择 开新档案   选择绘图类型   组织图表   组织图表 指令。


  2. 从 组织图图件 模版中拖曳 高级主管 图件到页面上。
  3. 保持 高级主管 图件为选择状态，并输入姓名。
  4. 按下 Enter 键後，输入该名同事的职称。
  5. 拖曳 职位 到 高级主管 图件下，以建立其从属关系，并输入其姓名及职称，一直重复此步骤到所有人员的名单都被加入为止。

    6. 当我们把一个上属关系图件放到另一个下属关系图件上时，两个图件会自动地建立连接。



    注意

    当我们把一个上属关系图件放到另一个下属关系图件上时，两个图件会自动地建立连接。



  6. 当我们增加组织内部的人员时，Visio 2000会自动地重新排列他们的位置，以确保有足够的空间可以增加人员。
在图表中新增多个图件

使用 组织图图件 模版中的 多重图件 ，您可以增加1到50个相同型态的图件。

在图表中新增多个图件：

  1. 从 组织图模图件 版中拖曳 多重图件 到页面中。
  2. 在 加入多个图件 对话方块中选择要增加的图件数目，并从下面的图件中选择图件，再按下 确定 钮。


  3. 此时，会一口气产生多个组织图件。


    4. 由於设定图件数量为4，所以会一下子在选定的组织名称下产生4个下属
改变组织图的呈现方式

我们可以透过改变组织图的呈现方式，来修改职位与部门关系的排列方式。要改变组织图呈现方式的方法为：

  1. 开启现有的组织图，再选择有部属且要改变呈现方式的图件。
  2. 在 组织图表 工具列上，按一下所欲呈现方式的下拉箭头，并点选想要呈现的方式。


  3. 或者您也可以从 组织图表 功能表中选择 配置次级 指令，此时便会出现 配置次级 对话方块。选择想要变更的配置，再按下 确定 钮即可完成。


新增资讯到组织图

为了参考注解或说明，您可以在组织图里的各个图件上增加一些资讯，这些称为自定参数。要在组织图里新增资讯的方法为：

  1. 选取想要加入资料的图件。
  2. 按下滑鼠右键後，在快显功能表中选择 属性 指令。
  3. 在 自订属性 对话方块中，可以输入部门及电话资讯。


组织图的自定参数，部门及电话是Visio 2000预设的两项资讯。若要在组织图里加入其他的资讯内容，您可以在 自订属性 对话方块中选择 定义 ，此时便会出现 定义自订内容 对话方块。按下 新增 钮後，便可以输入新的自定参数。



注意

组织图的自定参数，部门及电话是Visio 2000预设的两项资讯。若要在组织图里加入其他的资讯内容，您可以在 自订属性 对话方块中选择 定义 ，此时便会出现 定义自订内容 对话方块。按下 新增 钮後，便可以输入新的自定参数。



建立横跨不同页的组织图

Visio 2000能轻易地横跨不同页面来绘制组织图，并且在任何时候都能决定要显示出多少图层。若要从原始图中建立一份只显示最高层或部门的复本（或称作同步副本）於新页面，并隐藏原始图中职位间的从属关系，只需按下滑鼠右键，在快显功能表中选择功能指令，即可轻松地决定是否要检视或隐藏其从属关系。

检视或隐藏其从属关系的方式是在图件上按下滑鼠右键，再选择 显示次级 或是 隐藏次级 指令。



注意

检视或隐藏其从属关系的方式是在图件上按下滑鼠右键，再选择 显示次级 或是 隐藏次级 指令。



若要建立一份部门的同步复本，其方法为：

  1. 开启已建构好的组织图，选择要放在新页面中最上层的图，再选取 组织图表   建立同步副本 。


  2. 此时会出现 建立同步副本 对话方块。按下 确定 钮以开启新页面，里面已内建好刚才所选择的图件复本及其下属关系的图件。若要隐藏其部属，您只需在原始页面上勾选 在原始页面上隐藏次级 即可。新页面会同时跟着原始页面改变。
  3. 若要继续建立部门，您只需拖曳新的图件到复本上即可。
  4. 在页面下方点选 页面1 标签，便能直接回到原始页面。在有下属的图件上按滑鼠右键，在快显功能表中选择 显示次级 指令，此时会显示已隐藏的部属。
  5. 此外，我们还可以在职位的图件上按滑鼠右键，在快显功能表中选择 建立同步副本 指令，便能在新页面中检视这个部门的上司和他的部属。

    6. 利用建立同步副本功能所建立之每个页面向下伸展开来的情形。
从Excel资料中建立组织图

除了上述作法之外，我们也可以利用现有的资料建立组织图。例如，公司过去已经用Microsoft Excel建立员工姓名、职称、其上下阶层关系等，您便能透过 组织图表精灵 快速地把这份档案资料转成组织图。

以笔者之见，用Excel来建立组织图会比直接在Visio中建立来得方便，怎麽说呢？因为Excel为栏位型态，在输入资料时总是比较快速，所以以後要新增或是维护资料都必较容易。而Visio是一个视觉化的图件软体，以後若要更改或输入资料时，总不会比以文字方式输入更方便。因此，我们可以用Excel建立资料，再由Visio的 组织图表精灵 功能来转换这份资料。

事实上，Visio并不会自动认得Excel栏位的设定，您必须记得至少得有姓名、上级主管姓名等栏位，至於Visio如何认得，则得在精灵中加以设定。

注意

以笔者之见，用Excel来建立组织图会比直接在Visio中建立来得方便，怎麽说呢？因为Excel为栏位型态，在输入资料时总是比较快速，所以以後要新增或是维护资料都必较容易。而Visio是一个视觉化的图件软体，以後若要更改或输入资料时，总不会比以文字方式输入更方便。因此，我们可以用Excel建立资料，再由Visio的 组织图表精灵 功能来转换这份资料。

事实上，Visio并不会自动认得Excel栏位的设定，您必须记得至少得有姓名、上级主管姓名等栏位，至於Visio如何认得，则得在精灵中加以设定。

若要透过 组织图表精灵 功能选取Excel档案以转成组织图，其方法为：

  1. 开启Visio，由 档案 功能表中选择 开新档案   选择绘图类型   组织图表   组织图表精灵 指令。
  2. 此时会开启 组织图表精灵 对话方块。


  3. 在此对话方块中点选 储存在档案或资料库中的资讯 ，再按 下一步 钮。
  4. 选择组织资讯储存在 纯文字 、 Org Plus(*.txt)或Microsoft Excel文件 。


  5. 选择Excel来源路径，您可以试着练习光碟范例中的「ORG.XLS」档案。


  6. 无论您如何设定Excel的栏位，事实上Visio都不会自动认得，所以我 们必须在此设定相对应的栏位，其中名称为此员工的姓名，报告则为上级主管的姓名。


  7. 设定完後，我们可以设定在图件上层放哪个资料、下层放哪项资讯。一般而言，我们会在图件的第一行上放姓名，第二行上放职称。请试着改变第二行的资讯，以在此对话方块中看到不同的结果。


  8. 如果我们在建立资料时有加入更多的栏位，此时便需为此图件加入自订的属性栏位。


  9. 按 下一步 钮之後，我们还可以针对部门或是其他组织资讯进行分页，以便达到每个部门一个组织图的功能。



    10. Visio的确可以根据部门的方式进行分页，然而我们一定得知道这个部门的主管为何人（以「人」为分类方式），而无法利用像是「部门」的栏位名称来分页。

    注意

    Visio的确可以根据部门的方式进行分页，然而我们一定得知道这个部门的主管为何人（以「人」为分类方式），而无法利用像是「部门」的栏位名称来分页。

  10. 若要以部门或是其他组织资讯来当作分页方式，则可以在对话方块中选择 指定每页显示多少组织资讯 ；若无此打算，则选择 由精灵自动将组织图表分散到多页 。


  11. 如果选择指定每页显示多少组织资讯，便可继续利用 新增页 钮进行组织资讯的分页。


    12. 我们可以试着在 页上端的名称 (0级) 中找不到可用部门 A1 来分页
  12. 按下 确定 钮之後，完成从Excel资料中建立组织图的工作。


读取Exchange Server的资料以建立组织图

除了可以直接读取来自Excel所建立好的栏位资料外，Microsoft Visio 2000最特别的功能便是可以直接读取来自Exchange Server所建立的组织资料。

关於Exchange Server较详细的功能可以参考笔者所写的《知识管理与通讯交换平台完全手册 —Microsoft Exchange与Outlook整合应用》一书。


Exchange Server所建立好的组织资料可以让我们一层层地追踪职员 的相关资料与从属关系

若登入的权限不足，则无法完成这项工作。

注意

若登入的权限不足，则无法完成这项工作。

读取来自Exchange Server所建立组织资料的方法，跟之前所提及读取Excel资料是一样的。

点选 组织图表精灵 对话方块中 把组织资讯储存在文字 下的 Microsoft Exchange Server目录 ，接下来的作法就跟来自Excel资料的方式是一样的，在此便不再 赘言。